Az előbb említett hölgy az egyik legelismertebb prezentáció-készítéssel foglalkozó szakember, és 5 szabályban foglalja össze a jó adatábrázolást. Ezek pedig a következők:

1. Mindig mondj igazat!

2. A lényeget mondd el!

3. A megfelelő eszközzel dolgozz!

4. A sok információ közül a lényeget emeld ki!

5. Törekedj az egyszerűségre!

1. Az első és nagyon meghatározó pont az igazmondásé. Fontos, hogy a rendelkezésünkre álló adatokat ne módosítsuk, ne manipuláljuk még akkor sem, ha az érdekünkben állna. Sőt, arra is fel kell készülni, hogy válaszolni tudjunk a hallgatóság különböző kérdéseire az általunk felvázolt adatokkal kapcsolatban.

2. Térjünk a lényegre, azaz mindig tegyük világossá, hogy mi is az előadásunk lényege, mit szeretnénk éppen szemléltetni az aktuális ábrával. Gyakori hiba, hogy csak odanyomják az adatokat a hallgatóság orra elé, de nem fűznek hozzá semmilyen magyarázatot, így mindenki azt érti ki belőle, amit szeretne. Tehát hiába szeretnénk, hogy egy adott sales chart-ban, az egyik időszak draszikus visszaesését vegyék észre, ha nem mutatunk rá, akkor akár pozitívan is értékelhetik, mintegy növekedésként. Persze ezt is gyakorolni kell, különböző előadástechnikai tréningek segítségével.

3. A megfelelő eszközzel érhetünk el maximális eredményt. Tehát ha össze szeretnénk hasonlítani adatokat, akkor azokat lehessen is érzékelni az ábrán. Éppen ezért nem mindegy, hogy az milyen, mennyire különül el. Ha pedig csak konklúziót szeretnénk levonni a történetből, akkor azt nem kell túlgondolni, elég csak egyszerűen rámutatni egy hatásos képpel, ábrával.

4. A lényeg mindig legyen jól látható és érzékletes. Egy jó összehasonlító dia mindig 3 részből épül fel, a háttérből, az adatból és a kiemelésből. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a lényeges részek kapjanak hangsúlyt, ne mondjuk a háttér legyen olyan élénk, hogy elvesszen benne az, ami az igazi mondanivalója az előadásnak. Erre minden esetben figyeljünk oda, és akkor nem érhet meglepetés, hogy nem látható, vagy nem tudja értelmezni a hallgatóság.

5. Fő az egyszerűség, azaz ne bonyolítsuk túl az ábráinkat. Éppen ezért elegendő, hogyha egy prezentáció alatt csak 3 színt használunk, nem pedig a teljes palettát. Ugyanígy célszerű mellőzni a 3D-s, térbeli grafikonokat, mert csak megzavarhatják az embert és a vizualizációra figyel az értékes adatok helyett. Végül pedig az adatok csak olyanok legyenek a prezentációban, amik biztosak, kellően birtokában vagyunk a velük kapcsolatos tudásnak. Végül pedig maximálisan támasszák alá az előadást, hiszen felesleges töltelékre nincs szüksége a hallgatóságnak.

A különböző technikák elsajátításában sokat segít a drprezi.hu oldal, ahol számtalan előadástechnikai tanácsot olvashatunk és emellett jelentkezhetünk tréningekre is. (X)