Egy nagyobb létszámú rendezvény megszervezése és lebonyolítása még a profik számára is meglehetősen bonyolult és összetett feladat. Hisz annyi mindenre kell figyelni: határidők tömkelege, folyamatos kapcsolattartás, mindent adminisztrálni, a felmerülő kérdéseket megválaszolni… nem csoda, ha a szervezők sokszor azt sem tudják, hol áll a fejük.
A folyamatok megfelelő menedzselése tehát elengedhetetlen, ám ezen a téren a kockás füzet már nagyon elavultnak számít, ellenben például a MiniCRM profi szoftvere hatalmas terhet vehet le a válladról. Nézzük is, hogy hogyan!
Érdeklődők automatikus összegyűjtése
Avagy hogyan toborozz résztvevőket a rendezvényre? A közösségi média felületek jó ötletnek tűnhetnek, csak épp az a gond, hogy az érdeklődők által kitöltött űrlapok adatait kézzel kell átvinni arra felületre, ahol összegyűjtöd őket. A hibázási lehetőség hatalmas, ami azt eredményezheti, hogy elveszítesz egy vagy több érdeklődőt.
Mi a megoldás? Használj CRM-es űrlapokat, melyek a kitöltők adataiból azonnal létrehoznak egy adatlapot, így minden fontos információ ott lesz kéznél, egy helyen.
Intelligens kommunikáció
Jó hír, beregisztráltak az első potenciális résztvevők a rendezvényedre. Ám most kezdődik csak a munka java! Először is kell nekik küldeni egy üdvözlő e-mailt, majd néhány nappal később egy újabbat a legfontosabb információkkal, esetleg még egyet az esemény előtti napon, hogy ne feledkezzenek el időben megérkezni a helyszínre.
Ezeket persze kézzel is ki lehet küldözgetni, ami néhány tucat e-mail esetében még nem akkora gond, de ha már több százról van szó, akkor hatalmas munka, ráadásul mindegyiknek időben meg is kellene érkeznie a címzetthez.
Bízd ezt a feladatot a CRM-re! Csak készítsd el a megfelelő sablonokat, és a szoftver automatikusan kiküld minden levelet épp a megfelelő időben. Neked csak annyi dolgod lesz, hogy az esetleges kérdéseket megválaszolod.
Határidők és feladatok
Meddig lehet regisztrálni az eseményre? Mikor is kellene felhívni a catering céget? Tegnap ígértél egy visszahívást valakinek, de vajon ki is volt az és milyen ügyben kellene egyeztetni? Kinek a dolga leszervezni a hangosítást?
Mindezekre a kérdésekre könnyen megkapod a választ, ha az egész folyamatot a CRM-ben bonyolítod. A rendszerbe felviheted a teendőket, megadhatsz hozzájuk határidőket, elláthatod jegyzetekkel, és még azt is beállíthatod, hogy ki az adott feladat felelőse.
Így biztos, hogy egyetlen teendő sem marad elvégzetlen, és azt is nyomon tudod követni, hogy a munkatársak közül kire milyen feladatokat oszottál rá. A felelősök pedig természetesen értesítést is kapnak minderről.
Beléptetés profi módon
A CRM nemcsak az előkészületeknél, hanem magánál a rendezvény lebonyolításánál is nagy segítség lesz. Ha a beléptetést végző kollégánál ott egy laptop vagy tablet, amin eléri a rendszert, akkor minden megjelent személy regisztrációját meg tudja keresni és rögzíteni a szoftverben, hogy az illető ténylegesen megjelent az eseményen. (X)
