Hulusi Akar török vezérkari főnök áprilisban arra hívta fel Erdogan figyelmét, hogy az Ankara és Moszkva közötti fagyos viszony rendezéséhez Cavit Caglar török üzletember nagymértékben hozzá tudna járulni. Akar régóta ismerte Caglart, és tudta, hogy befektetései révén megvannak a kellő kapcsolatai a helyzet megoldására. A török államfő a vezérkari főnök biztatására elfogadta a javaslatot.
Ibrahim Kalin elnöki szóvivő kezdte el megfogalmazni a bocsánatkérő levelet, amelyet Putyin a kártérítés mellett feltételként szabott a török–orosz kapcsolatok helyreállításához. Ebben két orosz fordító is a segítségére volt. A szöveg május végétől többször megfordult Ankara és Moszkva között. Az orosz elnök kül- és biztonsági ügyekben illetékes tanácsadójával, Jurij Usakovval folytatott egyeztetések során szavakat cseréltek ki, vesszőket helyeztek át.
Kazahsztán ankarai nagykövete, Zsanszeit Tujmebajev június 22-én este telefonon felhívta Kalint. Elmondta, hogy Putyin Szentpéterváron találkozott Nurszultan Nazarbajev kazah elnökkel, és azt mondta neki, ha Ankara elküldi a levelet, kész kezet rázni Erdogannal. Kalin továbbította az értesülést Erdogannak, de a török államfő egyelőre nem akart bocsánatot kérni azért, hogy Törökország megvédte saját légterét. Június 23-án Tujmebajev ismét hívta Kalint. Nazarbajev aznap a Sanghaji Együttműködési Szervezet gyűlésére utazott Üzbegisztán fővárosába, Taskentbe, ahol szintén szót váltott Putyinnal. A nagykövet hangsúlyozta: az orosz elnök szerint még egy kicsit lehet finomítani a szövegen. Az idő sürgetett, mert a taskenti találkozó másnap véget ért. Erdogan késő este az elnöki palotába hívatta a vezérkari főnököt. Kalin, a tolmácsok és a kazah nagykövetség munkatársai azokban a percekben végezték az utolsó simításokat a levélen. A szöveg elkészült, és a török államfő a vezérkari főnök jelenlétében aláírta.
Kalin hajnali 3 órakor szállt fel az ankarai Esenboga repülőtérről egy állami géppel, amely 4 órakor landolt az isztambuli Atatürk repülőtéren, hogy Caglar is beszálljon. A repülő azonban nem emelkedhetett a magasba, mivel nem kapta meg a szükséges engedélyeket azoktól az országoktól, amelyek felett áthaladna. A török külügyminisztérium intézkedett. Kalin kockáztatott, a gép felszállt. Grúziától 20 perccel a határ átlépése előtt kapták meg az engedélyt, Azerbajdzsántól Grúzia, Türkmenisztántól pedig Azerbajdzsán felett érkezett a jóváhagyás. A repülő utasai a fedélzeti vezeték nélküli hálózat révén tudtak kommunikálni a külvilággal. Így tudták meg azt is, hogy Üzbegisztán biztonsági megfontolásból lezárta légterét.
A Taskentben tartózkodó Nazarbajev azt javasolta, hogy szálljanak le a kazahsztáni Simkentben, majd onnan az elnöki hivatal egyik helikopterével utazzanak az üzbég fővárosba. A repülő üzemanyaga azonban fogytán volt, az üzbég légtérzár miatt ugyanis a gép két órát körözött a levegőben, és a kerozin már csak egyórányi útra volt elegendő. Nazarbajev közvetlenül az üzbég elnöktől, Iszlam Karimovtól kért berepülési engedélyt, amelyet az államfő a különleges vendégekre való tekintettel meg is adott. A repülőgép helyi idő szerint 12.15-kor landolt Taskentben, meglehetősen kevés üzemanyaggal. Kalin és Caglar azonnal a csúcstalálkozó helyszínére sietett. Nazarbajev a bejáratnál várta őket, elkérte a bocsánatkérő levél orosz változatát és elolvasta. Ez jó lesz – vélte, majd jelzett Usakov orosz elnöki tanácsadónak, aki szintén lejött a kongresszusi központ épülete elé. Nazarbajev azt mondta Usakovnak: „szerintem megfelelő”, majd átadta a papírt és távozott.
Putyin pozitívan fogadta a bocsánatkérést, mire Kalin és Caglar 17 órakor visszaindult Taskentből.