Az önkormányzat a Regionális Operatív Programnak a közigazgatás hatékonysága növelését szolgáló Adminisztratív kapacitás tengelyére pályázott sikeresen támogatásért 2019-ben a közel hárommillió lej összértékű beruházás megvalósítása érdekében – hangzott el a tájékoztatón. Az új online szolgáltatás célja, hogy egyszerűsítse a közigazgatási eljárásokat mind a hivatalhoz fordulók, mind az ott dolgozók szempontjából, illetve mérsékelje a bürokráciát.

Tóth-Birtan Csaba szerint az új felületet, portált a városháza honlapjába beágyazva (külön menüpont alatt) lehet majd megtalálni a jövő hónap közepétől, később önálló internetes címet kap. Az ügyfelek egyéni fiókkal rendelkeznek majd azt követően, hogy benyújtanak egy nyilvántartásba vételi kérelmet. Ezt személyesen kell intézni a hivatal ügyfélszolgálatánál.

Az informatikai rendszer több szolgáltatáshoz is hozzáférést biztosít, ezekért nem kell majd a városházát felkeresni: kéréseket, igényléseket lehet online benyújtani (a típusnyomtatványok fellelhetőek lesznek a rendszerben), az ügyfelek ugyanígy kaphatják meg a kért okiratokat, illetve adófizetésre is lehetőség lesz. A lakók a saját fiókjukban tárolhatják a dokumentumokat (akár a személyes irataikat is), így szükség esetén könnyebb lesz azokat előkeresni. Azokat a típusnyomtatványokat, melyek esetében az elektronikus aláírás nem elfogadott, a kitöltést követően nem lehet majd online továbbítani, ezeknél marad a papír alapú ügyintézés – ismertette az alpolgármester.

A rendszer lehetővé teszi, hogy a felhasználók követni tudják, éppen hol tart az ügyük rendezése, amivel az önkormányzathoz fordultak. A portál révén a hivatal munkatársai kommunikálhatnak a lakossággal, ügyfelekkel, utóbbiaknak nem kell felkeresniük a hivatalt. A rendszeren belül jelezni lehet például, ha valamely igényléshez még szükséges valamilyen okirat, de a kért engedélyek, jóváhagyások is felkerülnek oda, az ügyfél pedig onnan letöltheti azokat.

A portál kétnyelvű, és mobileszközről is elérhető majd. A típusnyomtatványok java része szintén kétnyelvű lesz, leszámítva azokat, amelyeknél a törvény ezt nem teszi lehetővé – például a belügyminisztériumhoz kötődőek esetében.

Az ügyfélportál jelenleg még tesztelés alatt áll, a tervek szerint szeptember közepétől válik elérhetővé a lakosság számára.

A projekt részét képezte ugyanakkor a hivatali belső ügyintézés javítása is. Ennek eredményeképpen az önkormányzati dolgozóknak is létrehoztak egy belső platformot (dokumentum- és feladatkezelő rendszer), amelyet július 25-től használnak, azóta több mint ötezer dokumentumot jegyeztek be. A digitalizált rögzítésnek köszönhetően a rendszerbe került iratok nyilvántartása mindig valós idejű, és bármely rögzített dokumentum utólag könnyen előkereshető. A rendszer továbbá lehetővé teszi a feladatok és folyamatok tetszőleges automatizálását, így egy-egy okirat kiállításának ideje jelentősen csökken.

Tóth-Birtan Csaba szerint azáltal is rövidül az ügyintézés ideje, hogy a rendszeren keresztül a hivatal minden irodájában könnyen és gyorsan hozzáférnek a különböző dokumentumokhoz, nem szükséges megvárni, hogy egy másik osztály vagy iroda eljuttassa azokat papírra nyomtatva. Ezáltal a papírhasználat is mérséklődik valamelyest a hivatalnál – vélte az alpolgármester, hozzátéve: az önkormányzat archiválási kötelezettségei a rendszer elindításától függetlenül megmaradnak, azaz a továbbiakban is papíralapon is meg kell őrizniük a dokumentumokat, ezért nagy csökkenésre nem lehet számítani.

Újságírói kérdésre Tóth-­Birtan Csaba elmondta, hogy a rendszer nem fedi le az összes, az önkormányzat alárendeltségébe tartozó intézményt, a polgármesteri hivatal, valamint a helyi adók és illetékek osztálya érhető el általa. Az alárendelt, de jogi személyiséggel bíró intézményeknél, így a szociális igazgatóságon marad a személyes ügyintézés.