Az év végén zárul a megyei önkormányzat eKovászna elnevezésű, európai uniós forrásokból fedezett beruházása, melynek célja egyrészt az ügyintézés gördülékenyebbé tétele, másrészt a belső munkafolyamatok hatékonyságának növelése. A kétmillió lej összértéket meghaladó projekt keretében ügyfélszolgálati portált, illetve belső informatikai hálózatot hoztak létre, valamint közel 31 ezer dokumentumot rögzítettek elektronikus formában és rendeztek adatbázisokba. A beruházás bő másfél év alatt valósult meg, az ügyfelek számára kialakított portált a jövő év folyamán üzemelik be.
A decemberben záruló, a Potsa József Megyei Fejlesztési Stratégia részét képező projektet múlt héten ismertették Kovászna Megye Tanácsa székhelyén egy minikonferencia keretében, melynek meghívottjai mások mellett a községi és városi polgármesterek voltak. A konferencia házigazdája Jakab István Barna, a megyei önkormányzat alelnöke volt, a projektet Andreea Năchilă tanácstag ismertette.
Az elhangzottak szerint az eKovászna digitalizációs projektet a Közigazgatási Fejlesztési Operatív Program keretében valósították meg, a szükséges források 98 százalékát az Európai Unió biztosította. A fejlesztés összesen közel 2,1 millió lejbe került, a legfőbb költségtételt a számítógépes rendszer, a szoftver beszerzése jelentette. A tavaly áprilisban indított projekt fő célja a megyei önkormányzat közigazgatási hatékonyságának növelése (ideértve az ügyfélszolgálatot, az ügyintézést, valamint a belső feladatokat) digitalizáció által.
A fejlesztés során az egyes eljárásokat észszerűsítették, kialakítottak egy digitális iratforgalmat, ügyintézést szolgáló integrált informatikai rendszert. Utóbbi rendszer gyakorlatilag két összekötött elemből áll, az egyik a portal.ecovasna.ro internetes felület, a másik pedig egy belső informatikai alkalmazás, melyet az önkormányzat alkalmazottjai használnak. Az ügyfelek számára kialakított portált a jövő év folyamán üzemelik be, és lehetővé teszi egyebek mellett a kérések, igénylések elektronikus benyújtását, illetve a kért okiratok elektronikus kibocsátását. A többi fejlesztéssel együtt ettől a rendszertől is az ügyintézés gyorsabbá válását várja az önkormányzat.
A projekt egyik fontos hozadéka, hogy digitális archívum létrehozását is lehetővé teszi. Összesen közel 31 ezer iratcsomót digitalizáltak, ami több mint 900 ezer oldalnyi anyagot jelent. Az elektronikusan is elérhető okiratokból több mint 7500 1983 és 2023 között kibocsátott építési engedély, több mint 13 ezer 1992-től mostanig elfogadott képviselő-testületi határozat, több mint nyolcezer elnöki rendelet (szintén 1992-ig visszamenőleg) és közel hétszáz visszaszolgáltatási dosszié. Emellett 391 kisajátítási határozat is a digitális archívumba került, de a bérezési kimutatások is fellelhetők az adatbázisban. Amint elhangzott, a digitális archívumban sokkal egyszerűbbé, gyorsabbá válik a régebbi iratok előkeresése, az önkormányzat alkalmazottjainak nem kell több ezer papíralapú dokumentumot átnyálazniuk.
A belső munkafolyamatokat illetően az is elhangzott, hogy a rendszer beindítását követően az irodák, részlegek közötti ügyintézés is felgyorsul, mivel hálózaton belül elérhetőek a szükséges információk, dokumentumok, illetve az elektronikus aláírás bevezetésével az iratok „sétáltatására” sem lesz szükség.
